Mimo że wystawianie faktur nie należy do bardzo skomplikowanych czynności, w ich treści zdarzają się niekiedy pewne pomyłki. Jakie błędy przy fakturowaniu przedsiębiorcy popełniają najczęściej i w jaki sposób można ich unikać?
Brak obowiązkowego elementu faktury
Wystawiając fakturę, przedsiębiorcy pomijają niekiedy jeden – lub kilka – z jej obowiązkowych elementów. W zależności od sytuacji dokument jest wówczas uznawany za nierzetelny lub wadliwy. Warto więc zawsze pamiętać o ponownym sprawdzeniu poprawności faktury i upewnić się, że w jej treści niczego nie brakuje.
Wystawienie faktury po terminie
Kolejny błąd, który często popełniają przedsiębiorcy, to wystawianie faktur po terminie, czyli po 15. dniu miesiąca następującego po miesiącu, w którym sprzedano towar lub zrealizowano usługę. Kontrolowanie upływającego czasu ma w tym kontekście bardzo duże znaczenie – jeśli więc wiemy, że w ciągu najbliższych dni możemy nie mieć czasu na wystawienie faktury, najlepiej zrobić to w pierwszej wolnej chwili. Będziemy mieć wówczas pewność, że wystawiliśmy dokument w odpowiednim terminie.
Błędne dane kontrahenta
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przy wystawianiu faktur jest też wpisanie nieprawidłowych danych kontrahenta. Aby unikać powtarzających się pomyłek, warto dwa razy sprawdzić wystawianą fakturę i upewnić się, że nie zawiera ona żadnych nieprawidłowości, a wszystkie dane są aktualne. Pomocna może się w tym przypadku okazać baza GUS.
Zły numer faktury
Kolejny częsty błąd to wystawienie faktury ze złym numerem. Oprócz ciągłości numeracji należy zwracać uwagę także na chronologię. Ważne również, aby przedsiębiorca stosował przez cały rok podatkowy taki sam format numeracji. W razie błędu należy sporządzić oświadczenie o pominięciu numeru faktury – stanowi ono zabezpieczenie w przypadku ewentualnej kontroli.
Nieprawidłowy format dokumentu
Wśród błędów popełnianych przy wystawianiu faktur wymienia się także zły format dokumentu. Mimo że w przepisach nie widnieje żaden zapis dotyczący jednego, konkretnego formatu, warto zwracać na niego uwagę. Przykładowo, pliki w formacie doc. można z łatwością edytować – jeśli więc zapomnimy o zablokowaniu tej opcji, kontrahent lub osoba nieupoważniona może nanieść zmiany w dokumencie. Niektóre formaty skutkują także „rozjechaniem się” niektórych elementów faktury. Wystawiając dokument, warto więc zawsze upewnić się, czy został on zapisany w takim samym formacie, co wszystkie wcześniejsze faktury.
Zła kwota
W treści faktury widnieje niekiedy inna kwota, niż powinna zostać opłacona przez kontrahenta. Nieprawidłowa cena produktu lub usługi może wynikać m.in. z podania złej stawki VAT. W celu uniknięcia tego rodzaju błędów należy systematycznie aktualizować ceny świadczonych usług bądź sprzedawanych towarów i sprawdzać wystawiane dokumenty nawet kilkakrotnie przed wysłaniem do klienta.
Brak właściwej daty
Data sprzedaży i data wystawienia faktury mogą się między sobą różnić. Niekiedy podczas fakturowania przedsiębiorcy wpisują więc błędną datę dokonania sprzedaży lub realizacji usług – lub też całkowicie o niej zapominają. Aby działania były zgodne z prawem, w takiej sytuacji niezbędne jest wystawienie faktury korygującej.
Podpisywanie faktur
Dawniej podpisywanie faktur było konieczne, jednak dziś podpis nie należy do obowiązkowych elementów tego dokumentu. Faktury nie musi podpisywać ani sprzedawca, ani nabywca towaru lub usługi. Jeśli natomiast znajdzie się on już na dokumencie, nie stanowi błędu.
Oznaczanie faktury jako „oryginał”
Mimo że przepisy dotyczące oznaczania faktur jako „oryginał” i „kopia” nie obowiązują już od wielu lat, niektórym przedsiębiorcom zdarza się jeszcze wystawiać dokumenty właśnie w taki sposób. Zasada, że kopia pozostaje u sprzedającego, a oryginał trafia do kupującego, nie ma już dziś zastosowania.
Brak odpowiedniego programu do księgowości
Jednym z najskuteczniejszych sposobów na uniknięcie błędów podczas wystawiania faktur jest korzystanie z programów do fakturowania online, takich jak Szybka Faktura. Tego typu narzędzia automatycznie wystawiają faktury, znacząco zmniejszając ryzyko pomyłek w ich treści. Korzystając na co dzień z odpowiedniego programu, nie musimy już obawiać się popełnienia rażących nieprawidłowości, a tym samym – unikamy potrzeby wystawiania korekt.