Wystawianie e-faktur przy użyciu KSeF stanie się docelowo obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Obecnie korzystanie z systemu jest jeszcze dobrowolne – wiele firm postanowiło jednak wdrożyć rozwiązanie wcześniej, aby przystosować się do zmian. W jaki sposób przygotować organizację do e-fakturowania w ramach KSeF?
KSeF – podstawowe informacje
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, jest platformą umożliwiającą wystawianie, przechowywanie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych w czasie rzeczywistym. Występują one w formacie xml i muszą zostać zaakceptowane przez odbiorcę. Do ich wystawiania służą narzędzia stworzone przez Ministerstwo Finansów – np. Aplikacja Podatnika KSeF czy e-mikrofirma – oraz inne komercyjne programy. Większość oprogramowań do księgowości pozwala na integrację z systemem, co z kolei umożliwia szybkie i wygodne przesyłanie dokumentów. Krajowy System e-Faktur znacząco ułatwia bieżący dostęp do dokumentacji i usprawnia wiele firmowych procesów.
Szkolenie pracowników i nadanie uprawnień
Przed wprowadzeniem KSeF w firmie, warto przeprowadzić szereg szkoleń dla pracowników obsługujących faktury – zwłaszcza tych z działu księgowości i finansów czy tych odbierających faktury zakupowe. Oprócz szkolenia niezbędne jest także nadanie pracownikom konkretnych uprawnień.
Aktualizacja wykorzystywanych systemów
Przygotowując się do wdrożenia KSeF w firmie, warto sprawdzić, czy wykorzystywane dotychczas programy do księgowości są z nim kompatybilne. Niekiedy konieczna może się okazać ich rozbudowa lub aktualizacja. Ważne również, aby dany program można było dopasować do modelu narzuconego przez Krajowy System e-Faktur.
Wybór zespołu odpowiedzianego za e-fakturowanie
Zanim dojdzie do wdrożenia w firmie Krajowego Systemu e-Faktur, należy powołać odpowiedni zespół, który będzie odpowiedzialny za wystawianie i zarządzanie e-fakturami. W tym przypadku przydatne będzie doświadczenie i umiejętności pracowników z różnych działów przedsiębiorstwa – nie tylko tych zajmujących się księgowością. Oprócz osób wystawiających faktury i rozliczających podatki w takim zespole nie może zabraknąć również pracowników odpowiedzialnych za współprace z klientami. Co więcej, w zespole zajmującym się e-fakturowaniem musi znaleźć się co najmniej jedna osoba z doświadczeniem informatycznym, która poradzi sobie np. w razie awarii systemu.
Odpowiednie oprogramowanie księgowe
Przed integracją z Krajowym Systemem e-Faktur, warto przetestować różne rodzaje oprogramowań do księgowości. Może się bowiem okazać, że program wybrany na początku nie będzie kompatybilny z systemem. Co więcej, przydatne może być przejście na KSeF z konkretnymi kontrahentami – zarówno nabywcami towarów i usług, jak i wystawcami faktur. Pozwoli to nas sprawdzenie możliwości Krajowego Systemu e-Faktur dotyczące współprac i zapoznanie się ze sposobami przygotowywania dokumentów czy ewentualnymi metodami korekty błędów.