Krajowy System e-Faktur w Polsce zaczął działać już od 1 stycznia 2022 roku. Dotychczas możliwość korzystania z tego innowacyjnego rozwiązania dla przedsiębiorców była dobrowolna, jednak rok 2024 przynosi zmiany w tym zakresie, o których dowiesz się z poniższej treści. Odpowiadamy na wszystkie 5 najbardziej istotnych pytań o KSeF, objaśniając m.in., czym dokładnie jest i jakie niesie za sobą korzyści.
KSeF – co to jest?
Na co pozwala i czym jest KSeF? Stanowi on narodowy system teleinformatyczny, za pośrednictwem którego przedsiębiorcy i organy administracji publicznej mogą prowadzić elektroniczną wymianę faktur. Krajowy System e-Faktur zapewnia również dostęp do takich funkcjonalności jak: nadawanie, zmiana, a także odbieranie uprawnień czy też wygodna analiza i kontrola informacji zawartych w dokumentach sprzedaży. Faktury wystawiane w KSeF przyjmują nową formę określaną jako ustrukturyzowane lub strukturyzowane.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Wraz z rozwojem Krajowego Systemu e-Faktur, przedsiębiorcy powinni dowiedzieć się jak najwięcej na temat wszelkich istotnych zagadnień związanych z tym systemem teleinformatycznym. Jedną z podstawowych kwestii jest wprowadzenie nowej formy faktury sprzedaży, nazywanej odtąd ustrukturyzowaną. Różnica występująca między tymi dwoma dokumentami dotyczy ich wersji – w drugim przypadku mamy do czynienia jedynie z postacią elektroniczną. Przekazywanie lub wystawianie faktur strukturyzowanych w wersji papierowej jest równoznaczne z ich nieważnością.
Kogo obowiązuje KSeF?
Krajowy System e-Faktur stanie się docelowym obowiązującym standardem dla wszystkich podatników VAT z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności na terenie kraju. Wówczas konieczność wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie przedsiębiorców świadczących usługi związane z krajowymi i zagranicznymi dostawami towarów, a także między przedsiębiorcami lub te wykonywane na rzecz władz publicznych. Z kolei podatnicy zwolnieni z VAT zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur w późniejszym okresie.
Czy KSeF zapewnia bezpieczeństwo faktur?
Ogromnym atutem elektronicznego systemu dla przedsiębiorców jest gwarancja bezpieczeństwa oraz skutecznej ochrony przekazywanych dokumentów. Każda e-Faktura będzie przechowywania w KSeF przez okres 10 lat, zapewniając dogodny dostęp do danych w niej zawartych dla obu stron. Dokumenty sprzedażowe otrzymają także swój unikalny numer identyfikacyjny, a wówczas zostaną one uznane za wystawione i doręczone do systemu. Dodatkowa funkcja systemu umożliwiająca zarządzenie uprawnieniami zapewni pełną kontrolę nad dostępem do danych, ograniczając ich widoczność dla osób niepowołanych.
Zalety Krajowego System e-Faktur
Korzyści związane z krokiem w stronę elektronicznego wystawiania faktur jest wiele. Przede wszystkim takie rozwiązanie zapewnia wyższą efektywność procesu obsługi dokumentów finansowych, czyniąc go bardziej zautomatyzowanym, a zarazem szybszym. Istotną zaletą jest także ujednolicenie sposobu rozliczania się pomiędzy przedsiębiorcami, którzy będą mogli odtąd wystawiać dokumenty za pośrednictwem odpowiednio dedykowanej ku temu platformy. KSeF skutecznie przeciwdziała także oszustwom podatkowym.