Wystawianie faktury przychodowej to nieodłączny element codziennego życia przedsiębiorców. Wielu z nich ma problem z prawidłowym fakturowaniem, co często prowadzi do poważnych konsekwencji. Jak poradzić sobie z tym i uniknąć błędów przy wystawianiu kolejnych faktur? Poznaj naszą listę najczęstszych pomyłek i dowiedz się, jak nie dopuścić do poważnych niedopatrzeń.
Data sprzedaży i data wystawienia faktury
Jednym z najczęściej występujących błędów na fakturach są rozbieżności w datach. Chodzi tu o to, że wskazany w dokumencie dzień wykonania usługi lub sprzedaży towaru nie zawsze są tożsamą datą. W praktyce oznacza to, że przy wykonaniu usługi lub dostarczenia towaru np. w marcu, przy wystawianiu faktury w kwietniu, na co pozwala polskie prawo, przedsiębiorca określa datę sprzedaży lub usługi na kwietniową, identyczną z dniem wystawienia dokumentu. Warto wiedzieć, że jest to poważny błąd. Przychód z takiej usługi lub sprzedaży powinien bowiem zostać opodatkowany w marcu, a poprzez nieprawidłowe wystawienie faktury następuje to dopiero w kolejnym miesiącu.
Oznaczenia na fakturach dla firm zagranicznych
Standardem polskiego biznesu jest wystawianie faktur dotyczących 23-procentowej stawki podatku od towaru lub usług. Warto pamiętać, że nieco inaczej powinno to wyglądać w przypadku, gdy polski przedsiębiorca wystawia fakturę VAT dla zagranicznego partnera biznesowego. Przy transakcjach międzynarodowych taki dokument sprzedażowy powinien zawierać odpowiednie adnotacje. Jedną z nich jest skrót „np.” oznaczający „nie podlega”, a umieszcza się go w przypadku usługi lub towaru, który nie podlega w Polsce opodatkowaniu VAT. Często w takich sytuacjach polscy przedsiębiorcy posługują się błednym skrótem „zw.”. Warto też pamiętać, by na fakturze dla zagranicznego kontrahenta znalazł się dopisek „odwrotne obciążenie/reverse charge” oznaczający, że to właśnie na nim spoczywa obowiązek naliczenia VAT.
Numer na fakturze
Obowiązkiem, o którym zapomina wielu przedsiębiorców, jest zachowanie ciągłości numeracji faktur. O ile mają oni dowolność w określeniu formatu numeracji dokumentów sprzedażowych, o tyle muszą zachować konsekwencję w ich stosowaniu przez cały rok podatkowy, np.: nr faktury wystawionej w danym miesiącu/miesiąc/rok. Nie można przy tym zapominać o zachowaniu chronologii w oznaczaniu dokumentów oraz ciągłości numeracji faktur. W przypadku, gdy ciągłość ta zostanie zakłócona, obowiązkiem przedsiębiorcy jest udokumentowanie tego faktu poprzez sporządzenie oświadczenia o pominięciu numeru faktury, co w przypadku kontroli uchroni go przed oskarżeniem o celowe niewykazanie pominiętej faktury w Księdze Przychodów i Rozchodów bądź w ewidencji przychodów.
Jak uniknąć błędów w fakturowaniu?
Sposobów na unikanie błędów w fakturowaniu jest tyle, ile osób wystawiających te dokumenty sprzedażowe. Jednym z najskuteczniejszych, bo eliminujących do minimum czynnik ludzki, jest skorzystanie z programów stworzonych właśnie do wystawiania faktur, jak np. Szybka Faktura. Tego typu udogodnienie automatyzuje proces wystawiania faktur z niskim ryzykiem popełnienia zarówno drobnych błędów, jak i poważnych nieprawidowości.