Współpraca z różnorodnymi kontrahentami może się też bardzo różnorodnie układać. O ile niektórzy rzeczywiście są solidni i sumienni, o tyle od innych trudno jest wyegzekwować pieniądze nawet za wykonaną usługę czy dostarczony towar. Niestety, takie informacje zwykle wypływają znacznie później. Nie sposób się tego dowiedzieć od razu. Co zrobić, gdy faktura została prawidłowo wystawiona, podatek zapłacony, a klient mimo wezwań nie reguluje należności? Pewne działania nie tylko można, ale wręcz powinno się podjąć.

Przede wszystkim zobowiązać klienta

Oczywiście, zobowiązaniem jest już sama faktura, ale jeżeli nie jest ona dokumentem dostatecznie wiążącym i skłaniającym do rozliczenia, warto sięgnąć po różnorodne środki dodatkowe. Pierwszym z nich jest wezwanie do zapłaty. Zaleganie z opłaceniem faktury może być spowodowane różnymi powodami, nie zawsze jest to zła wola czy próba oszukania kontrahenta. Nic nie usprawiedliwia niedotrzymywania terminów, ale okazanie ludzkiej twarzy i pewnej dozy wyrozumiałości może się okazać po prostu korzystnym podejściem do partnera biznesowego.

Wezwanie do zapłaty powinno zawierać informację, jakiego dokumentu dotyczy, która to faktura, na jaką kwotę i jak długo jest ona przeterminowana. Bardzo często takie wezwanie do zapłaty doskonale działa i pieniądze są niezwłocznie uregulowane. Warto też wskazać w tym piśmie termin, do którego pieniądze mają zostać wpłacone, zanim zostaną podjęte kolejne kroki.

Jeżeli na to pismo nie będzie żadnej reakcji powinno się wystosować do klienta tak zwane „przedsądowe wezwanie do zapłaty”. To brzmi znacznie poważniej, bardzo często mobilizuje zalegających z płatnościami i jest swego rodzaju ostrzeżeniem przed kolejnymi krokami, jakie przedsiębiorca może podjąć. Dobrze, jeżeli przedsądowe wezwanie do zapłaty zostanie przygotowane przez prawnika lub kancelarię prawną. Wtedy zalegający kontrahent widzi, że to już nie są żarty, a przedsiębiorca poważnie wziął się za dochodzenie swoich należności. Wielu zalegających na tym etapie rozlicza swoje zobowiązania.

Zdarza się jednak tak, że nawet przedsądowe wezwanie do zapłaty nie przyniesie rezultatu. Co wówczas zrobić z taką niezapłaconą fakturą?

Ulga na złe długi

Tak zwana ulga na złe długi to możliwość odzyskania odprowadzonego podatku VAT, po tym jak przedsiębiorca go opłacił, zanim jeszcze wystawiona przez niego faktura została przez jego kontrahenta opłacona. Oczywiście odzyskanie zapłaconego podatku VAT możliwe jest wyłącznie wówczas, gdy przedsiębiorca udowodni nieściągalność wierzytelności.

Przepisy ustawy jasno informują, że za nieściągalną wierzytelność można uznać taką, która nie została uregulowana przez 180 dni od dnia wskazanego na fakturze, jako termin zapłaty. Przy czym, przedsiębiorca nie ma obowiązku podejmowania żadnych działań windykacyjnych. Sam okres 280 dni wystarcza dla stwierdzenia nieściągalności i stanowi podstawę do ubiegania się o zwrot zapłaconego za fakturę podatku VAT. Co ważne, z ulgi można skorzystać wyłącznie, jeżeli wierzytelność nie została zbyta innym podmiotom i gdy VAT został wykazany w deklaracji. To bardzo ważne warunki, o których należy pamiętać. Na uzyskanie ulgi wierzyciel ma dwa lata, trzeba więc na bieżąco weryfikować swoje dokumenty finansowe i sprawdzać należne zobowiązania.

Trzeba również pamiętać, że zwrot VAT przysługuje wyłącznie w sytuacji, gdy sprzedaż została zrealizowana na rzecz czynnego i zarejestrowanego podatnika VAT lub osoby fizycznej, która nie jest podatnikiem.

Warto pamiętać o możliwości wykonania korekty za odprowadzony podatek od nieopłaconej faktury. Jest to sposób na zmniejszenie poniesionej przez siebie straty z tytułu współpracy z nierzetelnym kontrahentem. Przed złożeniem wniosku o korektę należy sprawdzić wszystkie stawiane przez ustawodawcę wymagania, żeby mieć pewność, że wszystkie zostały spełnione. Oczywiście, nie warto również podejmować własne działania, które mają na celu wyegzekwowanie należności, przy czym, nie mogą one polegać na jej zbyciu podmiotom trzecim.