Prowadzenie rodzinnego biznesu, to jedna z bardzo ciekawych opcji zawodowych. Z jednej strony pozwala na sprawne i szybkie rozwijanie firmy, z drugiej strony gwarantuje zaangażowanie pracowników, bo nikt nie czuje się tam jak zatrudniony, bo każdy wie, że to dobro wspólne i wreszcie, pełne zaufanie między członkami rodziny pozwala na szybsze i sprawniejsze podejmowanie decyzji, bo każdy może wziąć w nim udział. Warto jednak wiedzieć, jakie zasady formalne obowiązują podczas zatrudniania członków rodziny w firmie i o czym nie wolno pod żadnym pozorem zapominać.
Na jakiej podstawie można zatrudnić członków rodziny
Zatrudnianie członków rodziny w firmie jest w dużej mierze uregulowane przepisami kodeksu pracy, bez specjalnego wyróżnienia na osoby spokrewnione i obce. Oznacza to, że tak samo jak z osobą obcą, tak też z członkiem rodziny można zawrzeć umowę o dzieło, umowę zlecenie lub umowę o pracę. Decydującym czynnikiem powinien być charakter pracy, a nie koligacje rodzinne.
Oczywiście, każda z wybranych umów będzie niosła ze sobą nieco inne skutki jeżeli chodzi o podatki i składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Warto te różnice poznać, by na ich gruncie nie popełnić żadnego błędu.
Dla członków rodziny utworzono jednakże jeszcze jedną formę zatrudnienia, która coraz częściej jest wykorzystywana na polskim rynku i coraz częściej wybierana, jako forma wspólnego prowadzenia rodzinnej firmy. Jest to instytucja osoby współpracującej. Taką osobą współpracującą mogą być rodzice oraz ojczym/macocha, dzieci własne i dzieci przysposobione, mąż/żona, rodzice przysposabiający.
Mimo tego, że osoba współpracująca należy do rodziny przedsiębiorcy prowadzącego pozarolniczą działalność gospodarczą, nie oznacza to, że nie jest ona objęta obowiązkowym ubezpieczeniem zdrowotnym i społecznym odprowadzanym do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przeciwnie, prowadzący działalność ma obowiązek dokonać zgłoszenia osoby współpracującej. Służy do tego specjalny druk ZUS ZUA. Jeżeli osoba współpracująca jest również zatrudniona w innym przedsiębiorstwie na podstawie umowy o pracę, wówczas jej zgłoszenie dotyczy wyłącznie ubezpieczenia zdrowotnego i wówczas należy je złożyć na druku ZUS ZZA.
Jakie składki do ZUS należy odprowadzić przy zatrudnianiu członków rodziny
To dość istotna kwestia, ponieważ decyduje o kosztach, jakie firma musi ponieść z racji zatrudniania dodatkowych osób. I tak, jeżeli członek rodziny jest osobą współpracującą, która pomaga w prowadzeniu firmy bez żadnej umowy lub na podstawie umowy o pracę, wówczas przedsiębiorca jest zobowiązany do odprowadzania składek w pełnej wysokości wymaganej od przedsiębiorców (tzw. „duży ZUS”, nawet jeżeli sam przedsiębiorca jest jeszcze w okresie preferencyjnym i sam opłaca tzw. „mały ZUS”). Jeżeli osoba współpracująca pracuje jeszcze w innej firmie i tam ma zawartą umowę o pracę, wówczas przedsiębiorca odprowadza wyłącznie składkę zdrowotną. Jeżeli natomiast członek rodziny zatrudniony jest w oparciu o umowę zlecenie, to przedsiębiorca jest zobowiązany odprowadzać takie same składki jak przy każdej innej umowie zlecenie – niezależnie od tego, kogo zatrudnia.
Zaliczki na podatek
Bardzo ważną kwestię stanowi też rozliczanie podatku w przypadku osób współpracujących. Jeżeli członek rodziny wykonuje swoją pracę na rzecz przedsiębiorstwa nieodpłatnie, wówczas przedsiębiorca jest zwolniony ze sporządzania dokumentów podatkowych i rozliczania członka rodziny. Jeżeli jednak otrzymuje on wynagrodzenie, to musi być ono rozliczone. Na koniec okresu rozliczeniowego, w czasie wskazanym przez ustawodawcę, przedsiębiorca musi wystawić PIT -11 w trzech egzemplarzach (dla siebie, dla pracownika i dla US), w którym rozliczony zostaje przychód osoby współpracującej, zaliczka na podatek, dochód oraz odprowadzone składki. Musi też przygotować PIT4R dla siebie i dla US. To dokument dotyczący rozliczenia z pracownikiem.
Zatrudnianie członków rodziny niesie ogromne korzyści pod względem rozwoju firmy, wiąże się jednak z formalnościami i obowiązkami nałożonymi przez różnorodne instytucje państwowe. Warto się z tymi obowiązkami zapoznać i ich dopełnić, by potem nie pojawiły się nieprzewidziane okoliczności.