Wprowadzenie do obiegu faktury elektronicznej znacznie ułatwiło funkcjonowanie wielu przedsiębiorstw. E-faktura formalnie nie różni się niczym, od swojego papierowego odpowiednika – jest jego wygodniejszą wersją. To przyjęta prawnie forma rozliczenia. Firmy nie muszą odtąd przesyłać sobie listownie dokumentów, a jedynie pliki PDF drogą elektroniczną.
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna
Od 2019 roku wszystkie firmy biorące udział w zamówieniach publicznych mają obowiązek honorować e-faktury, jak i inne ustrukturyzowane e-dokumenty dotyczące tychże zamówień. To duże ułatwienie dla przedsiębiorców, gdyż w ten sposób można znacznie zautomatyzować sposób wystawiania faktur.
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna to nic innego, jak plik w formacie xml o odgórnie założonej postaci. Ustrukturyzowana forma ułatwia korzystanie z dokumentu – każdy element danych posiada stałe oznaczenie i miejsce. Co ważne – nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania informacji z faktury.
Jakie informacje powinny znaleźć się w e-fakturze?
Dane, które powinno się umieścić w fakturze elektronicznej, to dokładnie wszystkie elementy pojawiające się w tradycyjnej fakturze VAT. E-faktura zawiera:
- imiona, nazwiska bądź też nazwy skrócone sprzedawcy, nabywcy i ich adresy,
- NIP sprzedawcy i nabywcy,
- data dokonania sprzedaży i data wystawienia oraz numer kolejny faktury,
- typ usługi,
- ilość wykonanych usług,
- cena jednostkowa netto oraz wartość sprzedaży netto,
- obowiązujące stawki podatku,
- suma wartości usług podana netto wraz z podziałem na stawki podatku, zwolnionych od podatku i niepodlegających opodatkowaniu,
- kwota podatku od sumy wartości usług,
- wartość usługi brutto wraz z podziałem na stawki podatku, zwolnionych od podatku i niepodlegających opodatkowaniu,
- ostateczna kwota należności już z należnym podatkiem – cyfrowo i słownie.
W jaki sposób wysłać e-fakturę do urzędu?
Platforma Elektronicznego Fakturowania daje użytkownikom możliwość wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych wprost do urzędów. Dostęp do platformy uzyskuje się poprzez założenie bezpłatnego konta. Warto jednak pamiętać, że należy to zrobić zanim otrzyma się pierwszą e-fakturę. W zależności od podpisanych umów – na PEF mogą pojawiać się również pozostałe dokumenty dotyczące realizacji zamówień publicznych.
Platforma Elektronicznego Fakturowania jest dostępna dla użytkowników z poziomu strony rządowej bądź aplikacji. Ponadto niektóre programy księgowe posiadają możliwość wysyłania e-faktur do urzędu prosto z systemu.
Co to jest GLN i czy warto z niego korzystać?
GLN, czyli Globalny Numer Lokalizacyjny służy do identyfikacji podmiotów gospodarczych oraz organizacji, w przypadku, gdy dana jednostka nie posiada własnego numeru NIP. To także sposób na ujednolicenie swojej działalności, jeżeli składa się ona z wielu jednostek organizacyjnych. Można dzięki temu sprawić, że każda komórka będzie identyfikowana tak samo.
W tym celu należy zarejestrować własne Konto Podmiotu albo adres PEF czy PEPPOL na istniejącym Koncie Podmiotu. Do wykonania tych czynności należy podać GLN. Zostanie on wykorzystany do automatycznego adresowania wszelkich dokumentów na PEF. Rejestracja jednostek pozwala im na odbieranie i przesyłanie e-faktur oraz innych dokumentów ustrukturyzowanych.