W związku z epidemią COVID-19 Ministerstwo Finansów dopuściło możliwość wystawiania e-paragonów. Jakie zasady wprowadza nowelizacja rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących?
Czym jest e-paragon?
Według rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, dokument w postaci elektronicznej to utworzony przez kasę zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w bazie danych kasy, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych w przypadku dokumentów fiskalnych (§ 2 pkt 6).
E-paragon jest więc dokumentem fiskalnym potwierdzającym dokonanie sprzedaży, wystawionym w formie elektronicznej. Dokument ten można wystawić jedynie za pomocą kasy fiskalnej online i wirtualnej kasy online. E-paragonu nie wystawimy więc w kasie z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii.
E-paragon może być stosowany wyłącznie wtedy, gdy nabywca wyrazi zgodę na otrzymanie dowodu sprzedaży w ten właśnie sposób i uzgodni ze sprzedawcą narzędzie jego przekazania (mailowo, przez SMS, komunikator internetowy, itp.). Zgoda ta może przyjąć dowolną formę, wystarczy więc na przykład akceptacja regulaminu sklepu internetowego.
Kiedy należy wystawić e-paragon?
Paragon fiskalny należy wystawić nabywcy bez jego żądania, w chwili dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności. Jeśli przed dokonaniem sprzedaży część lub całość zapłaty zostanie przekazana sprzedającemu:
- w gotówce – paragon wystawiany jest wraz z chwilą jej otrzymania,
- za pośrednictwem poczty, banku, kasy oszczędnościowo-kredytowej – paragon wystawiany jest niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana. Jeśli sprzedaży dokonano przed końcem tego miesiąca, paragon wystawiany jest nie później niż z chwilą dokonania zapłaty.
Kasa online
Rozporządzenie określa warunki, jakie spełniać musi kasa online, aby za jej pomocą można było wystawiać e-paragony. Stan techniczny kasy musi między innymi zapewniać możliwość czytelnego wydruku paragonu fiskalnego lub faktury w postaci papierowej oraz zapewniać czytelny widok, który umożliwi nabywcy sprawdzenie, czy dokument został wystawiony poprawnie.
Raport fiskalny
Stosowanie e-paragonów nie zwalnia sprzedającego z konieczności nabicia sprzedaży na kasie i zachowania jej w pamięci drukarki. Musi on bowiem zostać uwzględniony w raporcie dobowym, wystawianym po zakończeniu sprzedaży na dany dzień, oraz miesięcznym, po zakończeniu sprzedaży na dany miesiąc (w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu). Nie jest jednak konieczne jego drukowanie.
Raporty fiskalne fiskalizacji oraz dokumenty niefiskalne mogą zostać wystawione w postaci papierowej i elektronicznej lub jedynie elektronicznej. Jest to nowość, gdyż uprzednio raporty fiskalne fiskalizacji można było wystawiać jedynie w postaci papierowej i elektronicznej, zaś dokumenty niefiskalne mogły być papierowe lub elektroniczne.