Faktura pro forma stanowi cenne źródło informacji dla kontrahenta. Nie należy ona do dokumentów księgowych, jednak szczegółowo określa wartość sprzedawanych towarów czy zakres oferowanych usług. Kiedy przedsiębiorca powinien ją wystawić i jakie elementy należy w niej zawrzeć?
Faktura pro forma – czym właściwie jest?
Faktura pro forma to źródło informacji na temat warunków planowanej transakcji. Nie jest ona dokumentem księgowym tak jak faktura VAT czy faktura zaliczkowa – pozwala jednak przedstawić nabywcy koszty transakcji lub wysokość samej zaliczki. Z racji, że pro forma nie jest uznawana przez organy podatkowe za fakturę, nie trzeba wykazywać jej w ewidencji. Nie powstaje w tym przypadku również obowiązek podatkowy ani obowiązek zapłaty ze strony nabywcy. Jeśli natomiast kupujący zapłaci już za dany towar lub usługę bądź wpłaci zaliczkę, sprzedający jest zobowiązany do wystawienia właściwej faktury VAT tuż po zaksięgowaniu płatności.
Kiedy wystawia się fakturę pro forma?
Fakturę pro forma wystawia się w kilku celach. Jednym z nich jest zaprezentowanie nabywcy oferty sprzedaży danego towaru lub usługi. To pewnego rodzaju zapowiedź faktury VAT oraz jasna informacja o kosztach i warunkach transakcji. Niekiedy jest ona wystawiana również zamiast faktury zaliczkowej lub traktowana jako przypomnienie o przeterminowanych należnościach i wezwanie do zapłaty. Może ona stanowić także tzw. oświadczenie woli. Jeżeli zostaną na niej złożone podpisy zarówno kontrahenta, jak i sprzedającego, po zaakceptowaniu można traktować ją jako dowód zawarcia umowy. Przedsiębiorca może przekazać kontrahentowi fakturę pro forma w każdej chwili – zarówno podczas ustalania warunków transakcji bądź współpracy, jak i tuż przed wystawieniem faktury właściwej.
Obowiązkowe elementy faktury proforma
Treść faktury pro forma nie różni się niczym od treści klasycznej faktury VAT. Powinny więc widnieć na niej takie elementy jak:
-
- data wystawienia dokumentu;
- numer kolejny faktury;
- dane sprzedawcy oraz nabywcy – m.in. imiona i nazwiska/nazwy firmy oraz adresy;
- data dostawy towarów lub wykonania usługi/data otrzymania zapłaty, jeżeli miała ona miejsce przed sprzedażą i różni się od daty wystawienia faktury;
- nazwa towaru lub usługi;
- miara i liczba sprzedanych towarów/zakres zrealizowanych usług;
- cena jednostkowa netto towaru lub usługi;
- kwoty ewentualnych zniżek i upustów (jeśli nie uwzględniono ich w cenie jednostkowej netto);
- wartość sprzedaży netto;
- suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż zwolnioną od podatku i tę objętą konkretnymi stawkami podatku;
- stawka podatku;
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dot. konkretnych stawek podatku;
- kwota należności ogółem.
Zgodnie z przepisami jedyną różnicą w treści omawianego dokumentu a faktury VAT jest konieczność jego wyraźnego oznaczenia. Na tego typu fakturze nie może więc zabraknąć oznaczenia „pro forma” lub „faktura pro forma”.