Faktura korygująca występuje w obrocie gospodarczym tuż obok faktury VAT czy faktury uproszczonej. W jakich sytuacjach należy ją wystawić i o czym pamiętać podczas jej formułowania?
Faktura korygująca – co ją wyróżnia?
Faktura korygująca służy do wprowadzania poprawek na fakturze pierwotnej – np. zmiany danych kontrahenta czy stawki podatku. Korekty może dokonać jedynie osoba, która wystawiała fakturę właściwą. Mimo że w przepisach nie znajduje się żaden zapis o terminie wystawiania tego dokumentu, poprawek najlepiej dokonywać od razu po zauważeniu błędu. Fakturę korygującą sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – dla sprzedawcy i nabywcy towaru lub usługi.
Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?
Faktura korygująca sporządzana jest głównie w sytuacji, gdy w jednej z pozycji dokumentu znaleziono błąd lub w przypadku, gdy doszło do zmiany kwoty podatku bądź podstawy opodatkowania podanej w pierwotnej fakturze. Dokument wystawia się także w razie zwrotu towaru lub otrzymania przez kupującego rabatu na jego zakup. Faktury korygujące dzielą się na zmniejszające i zwiększające podstawę opodatkowania.
Co należy umieścić w fakturze korygującej?
Wystawiając fakturę korygującą, należy wyraźnie oznaczyć ją zwrotem „Faktura korygująca” lub „Korekta”. Co więcej, niezbędne jest określenie konkretnych przyczyn dokonywania korekty. Wśród obowiązkowych elementów dokumentu znajdują się również data wystawienia faktury, jej numer kolejny oraz wszelkie elementy pierwotnej faktury:
- numer następny i data jej wystawienia;
- dane sprzedającego oraz nabywcy (nazwy/imiona i nazwiska oraz adresy) – o ile faktura korygująca występuje w postaci faktury ustrukturyzowanej;
- nazwa lub rodzaj towaru/usługi, których dotyczy korekta;
- numer, przy użyciu którego nabywcę zidentyfikowano na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towar/usługę;
- numery NIP.
Jeśli w związku z korektą zmienia się wartość podatku bądź podstawa opodatkowania, należy zawrzeć w fakturze także informację o kwocie korekty podzielonej na kwoty związane z konkretnymi stawkami podatku i te związane ze sprzedażą zwolnioną.
Jak wystawić fakturę korygującą?
Wystawienie faktury korygującej zajmuje kilka minut – wystarczy użyć w tym celu wzoru oferowanego przez programy do fakturowania. Szybka Faktura, podobnie jak inne tego typu narzędzia, umożliwia proste i szybkie sporządzanie dokumentu. Aby dokonać korekty, należy jedynie uzupełnić konkretne pola wymagające poprawy. Wystawiając fakturę korygującą bez programu do księgowości i fakturowania, należy pamiętać o tym, aby umieścić w dokumencie wszystkie wspomniane wcześniej elementy.
Księgowanie faktur korygujących
Od 2021 roku sprzedawca może księgować faktury korygujące na dwa sposoby – na dotychczasowych zasadach lub w oparciu o rozwiązania w ramach pakietu Slim VAT. W drugim przypadku należy posiadać dokumentację potwierdzającą ustalenie warunków faktury korygującej z nabywcą.