Każda działalność gospodarcza wymaga nakładów finansowych. Nie da się bowiem wygenerować dochodu bez inwestycji. Niezależnie od tego, czy będzie to inwestycja w towary, produkty czy infrastrukturę i narzędzia. Trzeba swoje środki wyłożyć. Często, konieczne jest wręcz regularne inwestowanie części swoich dochodów właśnie po to by interes, mógł nie tylko działać, ale się również rozwijać. W takiej sytuacji osiągane z działalności gospodarczej dochody są w rzeczywistości i odczuwalnie niższe niż prezentują to faktury sprzedażowe. Są niższe o sumę wydatków, jakie trzeba było ponieść na ich uzyskanie. Te wydatki, w księgowości, określane są jako koszty prowadzenia działalności. Warto wiedzieć, co można do tych kosztów zaliczyć, co można zaksięgować jako firmowy wydatek i co rzeczywiście pomniejsza uzyskane dochody. Warto też wiedzieć, jakie znaczenie ma skrupulatne pilnowanie i księgowanie poniesionych kosztów.
Koszty prowadzenia działalności
Koszty prowadzenia działalności, to wszelkie wydatki, których poniesienie pozwala zabezpieczyć uzyskiwany z działalności dochód lub też pozwala na jego generowanie. Jeżeli więc wydatek jest uzasadniony przyszłym lub potencjalnym nawet zyskiem, można go zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności. To, zaś co może uchodzić za koszt konieczny do poniesienia jest uzależnione od charakteru działalności. Nie można bowiem stwierdzić, że kosztem działalności będzie wyjazd na narty, gdy jej przedmiotem jest spawanie czy mechanika. Logiczne i jednoznaczne powiązanie jest tutaj warunkiem koniecznym.
Znaczenie kosztów działalności
Rozliczanie działalności gospodarczej, w skład którego wchodzi właśnie uwzględnianie kosztów, ma istotne znaczenie dla przedsiębiorcy. Przede wszystkim, podczas rozliczenia określany jest poziom przychodów i dochodów. Określana jest podstawa opodatkowania a w konsekwencji wysokość nominalna podatku (nominalna, ponieważ procentowo pozostaje ta sama wartość, chyba, że zostanie przekroczony próg podatkowy, jest to jednak zupełnie inny temat). Wysokość podatku to kwota, którą trzeba odprowadzić do urzędu skarbowego, a zatem ona również obniża realną wysokość zarobków. Podsumowując, mamy:
- Przychody, czyli wszystkie wygenerowane zyski.
- Rozchody, czyli wszystkie poniesione wydatki, które pozwoliły wygenerować dochody.
- Dochody, czyli kwota, która stanowi różnicę między przychodami i rozchodami.
- Podatek, czyli kwota, która jest wyliczana na bazie dochodu i ten dochód pomniejsza.
Znaczenie właściwego księgowania kosztów staje się już jaśniejsze. Koszty obniżają dochód. Obniżają więc podstawę opodatkowania, a co za tym idzie obniżają wartość nominalną podatku. W ostatecznym rozliczeniu można obniżyć sobie odczuwalnie podatek. Nie jest to nic złego ani żadna nielegalna praktyka. Jest to sposób na urealnienie dochodów zawartych w dokumentach finansowych wobec tych, które przedsiębiorca rzeczywiście uzyskuje i z których może korzystać. Przecież z pieniędzy, które zainwestował nie może korzystać, musi je potraktować jako koszt.
Co można zaliczyć do kosztów działalności gospodarczej?
Warto wiedzieć, że to, co może być kosztem w przypadku jednej działalności, nie może nim być w przypadku drugiej. Zakup mąki będzie kosztem cukiernika, ale nie informatyka. Koszty muszą być racjonalne i logicznie uzasadnione. Jeżeli praca wymaga częstych podróży służbowych, kosztem działalności może być paliwo na te podróże. Jeżeli auto zakupione jest na firmę, to również koszty jego naprawy, przeglądów, ubezpieczenie i amortyzację można wliczyć do wydatków. Kosztem prowadzenia działalności są opłaty za wynajem biura, pensje dla pracowników czy opłata za różnorodne media (prąd, internet, telefony). Zakup materiałów biurowych można także wprowadzić do księgowości. Kwestia posiłków i poczęstunków, takich jak obiady, kawa, ciastka herbata są różnorodnie rozpatrywane i każdy podchodzi do tego indywidualnie. W pewnym stopniu wprowadzanie ich do kosztów z pewnością nie będzie nadużyciem, szczególnie jeżeli kawa czy ciastka wykorzystywane są na spotkaniu biznesowym. Na pewno, z takimi wydatkami nie wolno przesadzać.
Koszty prowadzenia działalności to narzędzie, które służy przedsiębiorcom do optymalizacji ich dochodów i opodatkowania. Ich księgowanie to sposób na wprowadzenie w dokumentach stanu faktycznego, z jakim przedsiębiorca ma do czynienia.