Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które już za niecały rok stanie się obligatoryjne dla wszystkich polskich przedsiębiorców. Oto zbiór odpowiedzi na podstawowe pytania związane z systemem!
Co to jest KSEF?
Krajowy System e-Faktur, skrótowo nazywany KseF, to platforma pozwalająca na wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Znacząco ułatwia ona bieżące monitorowanie firmowych danych, usprawniając tym samym jej zarządzanie.
W jaki sposób wystawiane są faktury ustrukturyzowane?
Do wystawiania faktur ustrukturyzowanych służy bezpłatna, udostępniona przez Ministerstwo Finansów Aplikacja Podatnika KseF. Jest ona dostępna dla właścicieli firm na stronie podatki.gov.pl. Do dyspozycji użytkowników są trzy wersje aplikacji – produkcyjna, przedprodukcyjna (demo) oraz testowa. Faktury ustrukturyzowane mogą być ponadto wystawiane za pomocą innych programów komercyjnych.
Czy korzystanie z KseF jest obligatoryjne?
Obecnie integracja z KseF jest całkowicie dobrowolna – przedsiębiorcy nie mają jeszcze obowiązku korzystania z systemu. Przejście na e-faktury możliwe jest w dowolnym momencie. Krajowy System e-Faktur stanie się obligatoryjny 1 stycznia 2024 roku dla większości przedsiębiorców, którzy podlegają polskim przepisom podatkowym – niezależnie od wielkości firmy, wybranej formy opodatkowania czy obrotów przedsiębiorstwa.
Kto może korzystać z KseF?
Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać zarówno przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT, jak również ci zwolnieni z podatku od towarów i usług. Możliwość integracji z systemem dotyczy także podatników zidentyfikowanych na terenie Polski do szczególnej procedury unijnej OSS. Ponadto, prawo do korzystania z KseF przysługuje również uprawnionym osobom fizycznym, wskazanym przed przedsiębiorców podmiotom – np. biurom księgowym, komornikom sądowym, a także organom egzekucyjnym i uprawnionym przez nie osobom fizycznym. Z KSeF korzystać mogą też inne podmioty wskazane przez zintegrowane z systemem osoby fizyczne – o ile ich uprawnienia pozwalają na wskazywanie innych podmiotów.
Co daje firmie korzystanie z KseF?
Krajowy System e-Faktur wiąże się z wieloma korzyściami dla całego przedsiębiorstwa. To m.in. większa automatyzacja wielu firmowych procesów, łatwy i bieżący wgląd w obieg faktur, ochrona dokumentów przed zagubieniem lub zniszczeniem czy brak konieczności przechowywania i archiwizacji faktur. W związku z integracją z KseF skraca się również czas oczekiwania na zwrot podatku – z 60 na 40 dni.
Jakich faktur nie można wystawiać przez KseF?
Przez Krajowy System e-Faktur nie może zostać wystawiona żadna faktura niezgodna ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Ponadto niemożliwe jest wystawienie duplikatu faktury, noty korygującej, faktury proforma, faktury VAT RR, faktury wystawianej przy użyciu kasy fiskalnej czy faktury ustrukturyzowanej w ramach w zamówień publicznych.