ażdy przedsiębiorca prowadzący własną działalność gospodarczą, dąży do jej jak największego rozwijania i rozszerzania. Takie inwestowanie we własną firmę niesie ze sobą możliwość generowania coraz większych dochodów. Firma staje się coraz bardziej zyskowna, a jej prowadzenie coraz bardziej opłacalne. Jednocześnie, takie rozwijanie własnej działalności wiąże się z rosnącą liczbą obowiązków, które należy wykonać dla jej sprawnego działania. Warto pomyśleć wówczas o zlecaniu tych dodatkowych działań innym podmiotom, które w tych określonych dziedzinach się specjalizują. Zdejmuje to odpowiedzialność z przedsiębiorcy, pozwala mu skupić się na zasadniczej działalności, a jednocześnie powoduje, że wszystkie aspekty firmy są zadbane i dopilnowane. Takie zlecanie nosi nazwę outsourcingu. Na czym to polega i jak działa? W poniższym artykule to wszystko wyjaśniamy.

• Outsourcing

Samo pojęcie outsourcingu zostało zaczerpnięte z języka angielskiego i powstało, jako połączenie trzech słów. Te słowa to: outside resource using, czyli w tłumaczeniu na polski wykorzystywanie źródeł zewnętrznych. Te trzy słowa doskonale definiują zjawisko outsourcingu. Jest to wykorzystanie zewnętrznego podmiotu, który specjalizuje się w danej dziedzinie. Zamiast zatrudniać księgowe i tworzyć w firmie dział księgowości, można zlecić prowadzenie księgowości odrębnej firmie zewnętrznej, w ramach właśnie outsourcingu. Przedsiębiorca jest wówczas zwolniony z konieczności administrowania kadrami (do tego również można wykorzystać podmiot zewnętrzny), zawierania umów o pracę, wypłacania wynagrodzenia i respektowania urlopów i innych praw pracowniczych. Zawiera umowę o prowadzenie księgowości jego firmy z firmą księgową i cała organizacja pracy oraz rozliczeń spoczywa już na barkach wspomnianej firmy.

W jakim zakresie można skorzystać z outsourcingu? W zasadzie w każdym. Poza wspomnianymi usługami księgowymi czy kadrowymi, zlecić można również obsługę biurową, obsługę IT, audyty firmy, szkolenia pracowników, obsługę marketingową i promocyjną – jednym słowem wszystko, poza zasadniczą działalnością danego przedsiębiorstwa.

• Jak funkcjonuje outsourcing i jak wybrać najlepszego partnera?

Outsourcing działa w oparciu o umowę o współpracy. Jest to umowa zawierana między dwoma kontrahentami, w której jednoznacznie muszą być określone prawa i obowiązki każdej ze stron. W związku z tym precyzyjnie należy określić zakres obowiązków specjalisty, który zajmie się określonym obszarem funkcjonowania firmy. Należy również określić jego odpowiedzialność za ewentualnie popełnione błędy. Trzeba się bowiem liczyć z tym, że nawet specjalistom mogą się zdarzać błędy i jeżeli odpowiedzialność za nie nie zostanie jasno określona, to będzie ją musiał przejąć na siebie zlecający przedsiębiorca. Warto określić terminy realizacji poszczególnych obowiązków i kary umowne za ich niedotrzymanie. To daje obydwu stronom duże poczucie bezpieczeństwa i pewność w zakresie zaangażowanego podejścia do zadań.

Wybierając partnera, specjalistę do wykonywania określonych usług, warto sprawdzić, jaką ma on opinię, czy jest w środowisku uznawany za autorytet, czy jego klienci są zadowoleni ze współpracy i czy uważają go za partnera godnego polecenia.

Trzeba również mieć na uwadze fakt, że niekiedy zlecając zadania firmie zewnętrznej, trzeba jej ujawnić pewne tajemnice firmy. Ujawnić należy dane osobowe pracowników (w przypadku zlecenia obsługi kadrowej lub księgowej), listę klientów czy zawarte umowy z kontrahentami. Jest to dość ryzykowne posunięcie, zważywszy na to, że konkurencja jest bardzo czujna. Biorąc pod uwagę ten fakt, warto zawrzeć z podmiotem zewnętrznym również umowę NDA – czyli tak zwaną umowę o poufności z wprowadzeniem kar, za ujawnianie informacji, które są uznane za tajemnice przedsiębiorstwa. Takie zabezpieczenie nie eliminuje ryzyka, ale znacznie zmniejsza jego zakres i prawdopodobieństwo ujawnienia tychże informacji. Podmiot zobowiązany umową o poufności będzie znacznie staranniej dbał o bezpieczeństwo powierzonych mu danych i informacji.