Wszystkie zdarzenia gospodarcze zachodzące w firmie muszą być udokumentowane za pomocą specjalnych dokumentów. Najczęściej są to faktury, które podzielić można na dwa rodzaje. Są to faktury zakupowe, które dokumentują wydatki firmy oraz faktury sprzedażowe, które dokumentują zyski. Wszystkie faktury należy starannie księgować i przechowywać w bezpiecznym miejscu. Mogą się one bowiem przydać w razie konieczności dokonania korekty lub uzasadnienia zaksięgowanych pozycji.

• Postępowanie z fakturami

Każdy przedsiębiorca powinien niezwłocznie po otrzymaniu lub wystawieniu faktury zaksięgować ją w   Księdze Przychodów i Rozchodów oraz w rejestrze zakupu VAT. Następnie, taką fakturę należy schować do odpowiedniej, przeznaczonej do tego teczki lub segregatora. Najlepiej opisanej zarówno pod kątem tego, czy jest to zbiór faktur zakupowych czy sprzedażowych oraz pod kątem tego, z jakiego okresu pochodzą.

Zdarza się jednak czasem tak, że taka faktura zaginie lub przypadkowo zostanie zniszczona. Co w takiej sytuacji należy zrobić? Jak postąpić z takim problemem? Co ciekawe, nie jest to wcale rzadkie zjawisko. Bardzo często w natłoku spraw i dokumentów, jakaś faktura może się zawieruszyć.

• Zagubiona faktura

W przypadku zagubienia faktury zakupowej można zwrócić się do sprzedającego kontrahenta o wystawienie przez niego duplikatu faktury. Jeżeli jest to dokument jeszcze nieopłacony, to prawdopodobnie bardzo zmotywuje sprzedawcę do działania i w krótkim czasie będzie można otrzymać duplikat dokumentu.

Warto w tym miejscu pamiętać, że jeżeli zagubienie faktury zostanie od razu zauważone, to mniejszy problem, ponieważ duplikat będzie wystawiony w dacie zbliżonej do daty oryginalnej faktury. Jeżeli jednak zagubienie faktury zostanie dostrzeżone w roku następnym, to nie wolno jej księgować w roku wystawienia, ale w roku, którego dotyczy transakcja. Można to zrobić w grudniu, nawet jeżeli zakup nie miał miejsca w grudniu. Ważne, żeby księgowanie dotyczyło właściwego roku, bo ostatecznie rozliczenia wykonywane jest i tak rocznie.

W przypadku zagubienia faktury VAT, która mogła stanowić podstawę odliczenia podatku, to trzeba pamiętać, że jest określony okres, kiedy o wspomniane odliczenie można się ubiegać. Jeżeli minął ustawowo określony okres na rozliczenie VAT, podatnik może dokonać korekty deklaracji podatkowej i na tej podstawie rozliczyć minione okresy. Okres na odliczenie podatku liczy się bowiem od momentu otrzymania oryginału faktury a nie jego duplikatu. Jeżeli jednak oryginał w ogóle nie dotarł, ponieważ zaginął jeszcze na etapie kontrahenta sprzedającego, to wówczas okres na rozliczenie podatku liczy się od momentu otrzymania duplikatu faktury.

Bardzo ważne jest staranne pilnowanie zarówno terminów, jak i porządku w dokumentach finansowych firmy. Zagubienie lub stracenie któregoś z nich może nieść ze sobą bardzo poważne konsekwencje i problemy. Niekiedy, takie problemy są bardzo trudne do rozwikłania, a konsekwencje finansowe bardzo trudne do rozliczenia.

Stąd też tak istotne przestrzeganie ładu i harmonii w firmie. To sposób na oszczędzenie sobie bardzo wielu nieprzyjemności i kłopotów, a tym samym skupienie większej uwagi na zasadniczej działalności firmy, która generuje zyski, zamiast skupiania się na rozwiązywaniu problemów.