W wielu branżach korzystanie z auta jest potrzebne do wykonywania różnych obowiązków zawodowych. Sposób prowadzenia dokumentacji wydatków, wynikających z użytkowania samochodu w firmie, zależy m.in. od tego, czy auto wykorzystywane jest jedynie w celach związanych z działalnością. Wyjaśniamy, jak powinno przebiegać dokumentowanie kosztów eksploatacji pojazdu.
Eksploatacja samochodu – jakie koszty może odliczyć podatnik VAT?
Sposób dokumentowania wydatków na eksploatację auta w firmie zależy m.in. od tego, czy osoba prowadząca działalność gospodarczą jest podatnikiem VAT. Jeśli tak, może ona umieścić w księdze przychodów i rozchodów 100% wydatków (kwota netto) poniesionych na użytkowanie samochodu firmowego. Jednakże, musi spełnić następujący warunek: auto wykorzystywane jest jedynie w celach dotyczących działalności. Jeżeli podatnik VAT korzysta z samochodu również w celach prywatnych, może odliczyć 75% (kwota netto) wydatków związanych z eksploatacją auta. W przypadku gdy podatnik VAT chce odliczyć 100% kosztów użytkowania samochodu ma obowiązek prowadzenia tzw. kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdu.
Wydatki na auto w przypadku osoby, która nie jest podatnikiem VAT
Koszty eksploatacji samochodu firmowego może również odliczyć osoba prowadząca działalność, która nie jest podatnikiem VAT. W takim przypadku – jeśli auto użytkowane jest tylko w celach związanych z działalnością – w księdze przychodów i rozchodów może być umieszczone 100% wydatków (kwota brutto) na auto. Jeżeli jednak samochód użytkowany jest także w celach prywatnych, można odliczyć 75% wydatków (kwota brutto) na jego eksploatację.
Prywatny samochód a wydatki eksploatacyjne
Możliwe jest również dokumentowanie wydatków poniesionych na użytkowanie auta, jeśli nie należy ono do przedsiębiorstwa. W takim przypadku odliczyć można 20% kosztów eksploatacyjnych samochodu.
Jakie dokumenty stanowią potwierdzenie wydatków na samochód?
Aby możliwe było rozliczenie kosztów poniesionych na eksploatację auta w firmie, należy posiadać dokumenty potwierdzające, z jakimi wydatkami wiąże się użytkowanie samochodu. W tym celu konieczne jest posiadanie rachunków oraz faktur. Niekiedy mogą to być także inne dowody, np. paragony potwierdzające kupno paliwa poza granicami kraju.
Co musi znaleźć się w kilometrówce?
Jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą jest podatnikiem VAT i korzysta z samochodu firmowego jedynie w celach związanych z działalnością, może odliczyć 100% wydatków poniesionych na eksploatację auta. Aby było to możliwe, wymagana jest ewidencja przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówka. Musi znajdować się w niej data rozpoczęcia i zakończenia ewidencji, jak również numer rejestracyjny auta. Niezbędne jest także dokumentowanie stanu licznika w dniu rozpoczęcia prowadzenia kilometrówki, w dniu jej zakończenia, a także po każdym okresie rozliczeniowym. Kierowca pojazdu ma obowiązek umieszczania w ewidencji każdego przejazdu (m.in. daty i celu oraz liczby przebytych kilometrów). Należy także zawrzeć w ewidencji liczbę przejechanych kilometrów (na dzień zakończenia prowadzenia kilometrówki oraz po każdym okresie rozliczeniowym). Warunek niezbędny do odliczenia całości wydatków eksploatacyjnych stanowi także zgłoszenie samochodu do US oraz przygotowanie regulaminu określającego zasady korzystania z auta w przedsiębiorstwie.