Najczęściej spotykanym narzędziem kontroli firm jest audyt. Nie oszukujmy się nie jest on wydarzeniem, którego się wyczekuje. Równie rzadko kojarzy się on z korzyściami. Jednak sytuacja wcale nie musi być zła, ponieważ wizyta audytora w firmie, może okazać się dla niej bardzo pożyteczna. Pozytywny wynik audytu jest niezbędny w kształtowaniu wizerunku wiarygodnego partnera, który potrafi we właściwy sposób wykorzystywać powierzone środki finansowe lub rzeczowe. Audyt powinien stanowić szansę na niezależną weryfikację tego, co dzieje się wewnątrz firmy. Czym właściwie jest audyt? Kim jest audytor? Jakie są rodzaje audytu oraz jakie są jego koszty? Odpowiedzi na te pytania znajdują się w niniejszym tekście.
Definicja audytu
Według definicji, audyt jest systematyczną i niezależną oceną wybranej organizacji, jakiegoś systemu, pojedynczego projektu, a także produktu. Podczas audytu, wybrana organizacja, proces, projekt, system lub produkt, badane są pod względem zgodności z określonym punktem odniesienia. Punkty te, to między innymi normy, standardy, przepisy prawa, listy kontrolne bądź wewnętrzne przepisy danej organizacji, polityki, procedury.
Prościej, audyt to sposób na sprawdzenie firm poprzez inwestujące podmioty gospodarcze, czy zainwestowane środki pieniężne są odpowiednio wykorzystane.
Audytor
Audytor to osoba odpowiedzialna za przeprowadzanie audytu. Jest on zobowiązany do niezależnej oceny przedsiębiorstwa, systemu, procesu, produktu, której celem jest wskazanie czy dana firma działa zgodnie z danymi założeniami. Audytor sprawuje nadzór, przeprowadza badania i sporządza raporty. Skrupulatnie analizuje wszystkie sprawozdania finansowe firmy i sprawdza, czy dana firma prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Kontroluje czy dane przedstawione w sprawozdaniach są prawdziwe i rzetelnie oddają obraz działalności firmy.
Rodzaje audytu
Wyróżnić można dwa rodzaje audytu. Jest to audyt zewnętrzy i wewnętrzny.
Audyt zewnętrzny jest badaniem przeprowadzonym przez audytorów niezależnych od badanej jednostki, a jego wyniki interesują przede wszystkim stronę zlecającą dane badania. Rzadko jest przeprowadzany. Wykonują go wyłącznie osoby z odpowiednimi kwalifikacjami.
Audyt wewnętrzny jest stałym elementem firmy. Stanowi źródło niezależnych ocen. Powinien przynosić wymierne korzyści lub mniej wymierną wartość dodaną. Jest to pomoc organizacji w osiąganiu jej celów poprzez systematyczne i metodyczne podejście do oceny i doskonalenia skuteczności procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i zarządzania organizacją.
Inny podział prowadzonych w jednostkach audytów:
- audyt działalności
- audyt ekologiczny
- audyt energetyczny
- audyt etyczny
- audyt finansowy
- audyt informatyczny
- audyt jakości
- audyt marketingowy
- audyt operacyjny
- audyt oprogramowania
- audyt personalny
- audyt remontowy
- audyt systemu
- audyt środowiskowy
- audyt wiedzy
- audyt zgodności
- audyt badania klinicznego
Koszty audytu
Koszt przeprowadzenia badania jest dla wielu firm dużym problemem. Trudno znaleźć wykwalifikowanych audytorów za niewielkie pieniądze. Nie jest to jednak niemożliwe. Firmy audytorskie niechętnie podają swoje ceny, najczęściej jednak podlegają one negocjacji.
Średni zakres cen audytu oscyluje wokół:
- 2000 – 4 500zł. Oferta z tego przedziału dotyczy raczej rewidentów prowadzących samodzielną działalność w małych miastach.
- 5 000 – 20 000zł. Przedział optymalny dla średniej firmy. Według wykwalifikowanych audytorów w tej ofercie cenowej można przeprowadzić dokładną analizę przedsiębiorstwa.
- Ponad 20 000zł. Oferta kierowana do dużych przedsiębiorstw z poważnymi zaniedbaniami
i nieprawidłowościami.
Każdy audyt kończy się spotkaniem podsumowującym, w którym przedstawia się dobre praktyki
w firmie, ale również wskazuje niezgodności i potrzebę podjęcia działań naprawczych.
Podsumowując, warto przeprowadzać audyt w firmie. Aby nie był on zbyt uciążliwy dla pracy,
a zarazem przynosił największe korzyści , powinien być zawężany zakres jednego audytu, natomiast zwiększona ich częstotliwość. Przyczynia się to do systematyczności wśród pracowników oraz przestrzegania przyjętych norm i zasad. Krótki i jasny zakres audytu to jeden z elementów powodzenia w funkcjonowaniu firmy.