Prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji płacowej jest jednym z obowiązków pracodawcy wynikającym z przepisów Kodeksu pracy. Aby mógł on odpowiednio wywiązać się z owego zadania, powinien wiedzieć, czym jest dokumentacja płacowa oraz jak długo ją przechowywać.
Czym jest dokumentacja płacowa?
Dokumentacja płacowa to przede wszystkim ta związana z zatrudnieniem pracowników, obejmująca akty decyzyjne czy dokumenty obliczeniowe i pomocnicze. W jej skład wchodzi również:
- analiza płac, raporty, ekspertyzy,
- ustawy, rozporządzenia, akty normatywne,
- prawo cywilne, prawo pracy, prawo podatkowe, emerytalno – rentowe, prawo ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego,
- zaświadczenia i dokumenty wydane w kwestiach wynagrodzenia,
- orzecznictwa sądowe, interpretacje urzędowe,
- korespondencja płacowa (pisma, wnioski, podania, odpowiedzi itp.),
- sprawozdania związane z płacami i zatrudnieniem,
- orzeczenia sądu pracy,
- decyzje o przyznaniu premii, nagród, odszkodowania, odprawy, a także inne dokumenty dotyczące wynagrodzenia dla pracowników.
Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej różni się w zależności od daty zatrudnienia poszczególnych osób. W przypadku osób zatrudnionych po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, gdy nie został złożony raport ZUS RIA za zatrudnionego, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat od dnia, w którym praca u danego pracodawcy została zakończona. W przypadku złożenia raportu ZUS RIA, czas ten wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego. U osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018, czas przechowywania dokumentacji również wynosi 10 lat, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. 10-letni okres przechowywania dokumentacji zawsze liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł, dzięki czemu zakład pracy nie musi liczyć go oddzielnie dla każdego zatrudnionego pracownika, co niewątpliwie jest dużym ułatwieniem. Aby skrócić termin przechowywania dokumentacji pracowniczej dla osób zatrudnionych od 01.01.1999 do 31.12.2018 roku, należy złożyć formularz ZUS RIA.
Bezpieczne przechowywanie dokumentacji płacowej
Obowiązkiem pracodawcy jest bezpieczne przechowywanie wszelkiej dokumentacji w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione. Może to być na przykład archiwum zakładowe lub prywatne. Dokumenty te powinny być także odpowiednio zabezpieczone przed kradzieżą, zalaniem, uszkodzeniem itp. Szczegółowe warunki przechowywania tego rodzaju dokumentacji określa rozporządzenie z 15 lutego 2005 roku. Podaje ono, że pomieszczenia przeznaczone do magazynowania dokumentacji nie mogą być zawilgocone, powinny być wyposażone w ognioodporne drzwi, zabezpieczone przed włamaniem oraz instalację sygnalizacyjno – alarmową. Dokumenty na nośnikach innych niż papierowe powinny być również zabezpieczone przed kurzem i pleśnią. Naruszenie przez pracodawcę zasad prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji płacowej może skutkować sankcjami karnymi.