Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością prowadzenia odpowiedniej księgowości. W niektórych przypadkach prowadzić trzeba pełną księgowość, która pozwala rejestrować wszelkie obroty gotówkowe i bezgotówkowe. W innych natomiast, z powodzeniem można się zdecydować na prowadzenie księgowości uproszczonej. W jednym i drugim przypadku wszystkie poniesione przez firmę koszty trzeba prawidłowo dokumentować.
Księgowość uproszczona
Uproszczona księgowość opiera się na prowadzeniu Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. To tam księgowane są wszystkie przychody z działalności, ale również wydatki i koszty. Tam należy wprowadzać odprowadzane składki do ZUS, opłaty za telefon firmowy, biuro czy pensje dla pracowników.
Jednakże samo wprowadzenie takich danych do księgi nie wystarczy. Muszą być one dodatkowo w odpowiedni sposób udokumentowane. Ustawodawca bardzo precyzyjnie określił, jakie dokumenty stanowią potwierdzenie poniesionych kosztów i jak należy każdy z nich zapisać.
Jakie wydatki można ująć w księdze
Zgodnie z ustawą kosztem uzyskania przychodu mogą być wydatki poniesione bezpośrednio podczas uzyskiwania przychodu lub też służące zabezpieczeniu jego osiągnięcia oraz koszty poniesione na zabezpieczeni źródła przychodów danego przedsiębiorstwa.
Wydatki, które mają być wliczone do kosztów prowadzenia działalności muszą być więc z nią bezpośrednio lub pośrednio powiązane, ale to powiązanie musi być bezsprzeczne i logiczne. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę, że to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek uzasadnienia danego wydatku i wykazania, że to właśnie służyło zabezpieczeniu lub uzyskaniu przychodów.
Trzeba o tym pamiętać decydując się na wprowadzenie każdego kwoty, która ma stanowić koszt prowadzenia przedsiębiorstwa.
Dokumentowanie kosztów
Przede wszystkim trzeba wiedzieć, że każdy ewidencjonowany koszt musi być udokumentowany. Nie można wprowadzić wydatku, który nie zostanie potwierdzony dowodem księgowym. I właśnie dowód księgowy jest tutaj kluczowym pojęciem.
Ustawodawca jasno określił, jakie dowody księgowe są honorowane oraz jakie wymogi formalne muszą być spełnione by dowód zapłaty stanowił równocześnie dowód księgowy.
Dowodem księgowym są z pewnością faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne. Każdy z nich jest bardzo jasno opisany w przepisach i sprecyzowane zostały elementy oraz informacje, które powinien zawierać. Drugim rodzajem dowodów księgowych mogą być zbiorcze dzienne zestawienia faktur. Przygotowuje je księgowy. Tego rodzaju rozwiązania stosuje się zwykle wtedy, gdy w danym przedsiębiorstwie jest dość duży dzienny obrót faktur, co powoduje, że ich pojedyncze księgowanie byłoby kłopotliwe i uciążliwe. Ustawodawca wprowadził więc możliwość wykonywania dziennych zestawień zbiorczych, co powoduje, że z jednego dnia można zaksięgować jeden zbiorczy dokument.
Noty księgowe również są honorowane jako dowody księgowe. Noty księgowe służą skorygowaniu zapisu księgowego, który powstał na podstawie innego dowodu księgowego. Jeżeli po zaksięgowaniu dowodu księgowego konieczne jest wprowadzenie zmiany, to należy ją zapisać właśnie za pomocą noty księgowej.
W zestawie dowodów księgowych znajdują się również dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i opłat bankowych oraz wewnętrzne dowody księgowe. Te wewnętrzne dowody księgowe opracowywane są indywidualnie w każdym przedsiębiorstwie. Ważne jest jednak, by zawsze stosować je konsekwentnie. Jeżeli wybrany jest jeden format, to właśnie ten musi być wykorzystywany. Służy to zachowaniu ładu i porządku w dokumentacji przedsiębiorstwa.
Dokumentacja kosztów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów jest niezwykle istotne. To potwierdzenie poniesionych wydatków. Pozwala na udokumentowanie celu poniesionego wydatku, co w razie kontroli pozwala na weryfikację, czy rzeczywiście wydatek służył osiąganiu zysku. Ponadto, pozwala zidentyfikować kontrahenta, z którym dana transakcja została przeprowadzona. Jednocześnie jest to sposób na uporządkowanie finansów w firmie.