Każdy przedsiębiorca, który jest zarejestrowany jako aktywny podatnik podatku VAT stara się maksymalnie zoptymalizować kwestie związane z tym rozliczeniem. Odprowadzanie podatku jest obowiązkiem, ale każda faktura zakupowa powoduje, że jego wartość się zmienia. Jak zatem odliczać VAT? Kiedy można to robić i jakie zasady przy tym obowiązują?

Odliczanie podatku VAT

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą, który jest aktywnym podatnikiem podatku VAT może dokonać odliczenia naliczonego podatku VAT, jeżeli dokonywane przez niego zakupy służą prowadzonej przez niego działalności i mają wpływ na uzyskiwane przez niego dochody. Jest to podstawowa i najważniejsza kwestia, która została opisana w ustawie o VAT, art. 86 ust.1.

Co do zasady odliczenie podatku VAT jest możliwe za okres, w który powstał obowiązek podatkowy w stosunku do nabytych lub importowanych towarów, ale jednocześnie nie może to się odbyć wcześniej niż za okres, w którym otrzymano fakturę. Jeżeli jednak podatnik w tym czasie nie dokona odliczenia, to ustawodawca przewidział dla niego możliwość odliczenia w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Korekta deklaracji

Każdy czynny podatnik podatku VAT jest zobowiązany do przesyłania do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce prowadzonej działalności, deklaracji podatkowej VAT. Jeżeli przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT, a nie wykona tego w okresie, w którym otrzymał fakturę, ani w żadnym z dwóch kolejnych okresów, mimo wszystko nadal może to zrobić, poprzez złożenie stosownej korekty złożonej wcześniej deklaracji. Korekta powinna dotyczyć deklaracji z okresu, w którym podatnik otrzymał fakturę. Na złożenie korekty do złożonej wcześniej deklaracji podatnik ma aż 5 lat. Przepisy o podatku VAT mówią bowiem wyraźnie, że należny podatek VAT można odzyskać nawet do 5 lat wstecz. Dla ułatwienia wykonywania korekty, od 2016 roku, przedsiębiorcy zostali zwolnieni z konieczności pisemnego uzasadniania nanoszonych poprawek w rozliczeniu.

Dla wykonania korekty w deklaracji, konieczne jest posiadanie faktury korygującej. Jeżeli to podatnik jest sprzedawcą i z jakiegoś powodu (rabat, obniżka, pomyłka) zmienia cenę swojej sprzedaży, to musi wystawić fakturę korygującą i przekazać ją do nabywcy. Dopiero gdy nabywca potwierdzi otrzymanie faktury korygującej, podatnik może przygotować korektę swojej deklaracji podatkowej. Jeżeli zaś to nabywca musi dokonać z jakiegoś powodu korekty deklaracji, wówczas musi poczekać na fakturę korygującą od sprzedawcy i stosownie do jej treści (obniżka, zwyżka) przygotować swoją korektę.

Odliczenie opłat za media w firmie

Ustawodawca przewidział również możliwość odliczenia podatku VAT za media dostarczane do firmy (telefon, Internet, prąd). Opłaty za media regulowane są za okres miniony. To zaś oznacza, że obowiązek rozliczenia następuje w momencie otrzymania faktury z firmy, która jest ich dostawcą. Nie można tego zrobić wcześniej.

Odliczenie podatku VAT to doskonały sposób na optymalizowanie kosztów ponoszonych na rzecz fiskusa. Trzeba jednak pamiętać, że każdy wydatek i każdy zakup musi być uzasadniony prowadzoną działalnością. Musi być przeznaczony albo na funkcjonowanie biura, albo przyczyniać się w jakiś sposób do uzyskiwania przez przedsiębiorcę dochodu (np. samochód jest takim zakupem – pozwala realizować dostawy towarów, a zatem pozwala te towary sprzedawać).

Podsumowując, odliczenie VAT możliwe jest nawet do 5 lat wstecz, ale konieczne do tego są odpowiednie dokumenty potwierdzające prawo podatnika do tego rodzaju odliczeń. Tymi dokumentami są: faktury, faktury korygujące oraz deklaracje i korekty deklaracji podatkowych składane do urzędu skarbowego.