Jak zawiesić działalność gospodarczą? Poradnik krok po kroku

Jak zawiesić działalność gospodarczą? W przypadku firmy wpisanej do CEIDG składa się wniosek CEIDG-1 z informacją o zawieszeniu. Działalność można zawiesić na czas nieokreślony albo określony, a minimalny okres to zwykle 30 dni, z wyjątkiem zawieszenia obejmującego wyłącznie pełny luty.

Najważniejsze informacje

1.Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zawiesić działalność gospodarczą na czas nieokreślony albo określony. Zawieszenie trwa minimum 30 dni, ale jeśli obejmuje wyłącznie pełny luty, minimalny okres odpowiada liczbie dni tego miesiąca.

2.Wniosek o zawieszenie działalności składa się na formularzu CEIDG-1 online, w urzędzie gminy albo listownie.

3.W okresie zawieszenia działalności gospodarczej nie wolno wykonywać działalności ani osiągać bieżących przychodów, ale można przyjmować należności, regulować wcześniejsze zobowiązania, zbywać własne środki trwałe i uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych oraz administracyjnych.

4.Zawieszenie działalności zwykle ogranicza bieżące obowiązki wobec ZUS i VAT, ale nie zawsze zwalnia ze wszystkich formalności. Trzeba osobno sprawdzić roczne rozliczenie PIT oraz wyjątki dotyczące VAT i JPK_VAT.

Kto może zawiesić działalność gospodarczą?

Zawieszenie działalności gospodarczej jest rozwiązaniem przewidzianym dla przedsiębiorcy, który nie zatrudnia pracowników. Ustawa przewiduje jednak wyjątek dla firm zatrudniających wyłącznie pracowników korzystających z określonych urlopów związanych z rodzicielstwem i opieką.

Zawieszenie jednoosobowej działalności gospodarczej i spółki cywilnej

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, możesz zawiesić wykonywanie działalności na czas nieokreślony albo określony. W przypadku wspólników spółek cywilnych zawieszenie jest skuteczne tylko wtedy, gdy działalność zawieszą wszyscy wspólnicy danej spółki.

Dla osoby prowadzącej jednoosobową działalność to prostsza ścieżka niż w przypadku wspólników spółki cywilnej. Jeżeli działalność jest wykonywana jednocześnie w spółce cywilnej i poza nią, można zawiesić tylko jedną z tych form.

Zawieszenie działalności, a zatrudnienie pracowników

Przy zatrudnianiu pracowników zawieszenie jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy wszyscy pracownicy przebywają wyłącznie na urlopie macierzyńskim, na warunkach urlopu macierzyńskiego, wychowawczym, opiekuńczym lub rodzicielskim (bez łączenia rodzicielskiego z pracą).

To ważne ograniczenie w praktyce. Jeżeli choć jeden pracownik wróci z takiego urlopu albo złoży wniosek o łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą u pracodawcy z zawieszoną działalnością, pracownik ma prawo do wynagrodzenia jak za przestój do zakończenia okresu zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

Jak złożyć wniosek o zawieszenie działalności?

Sama procedura nie jest skomplikowana, ale trzeba dobrze ustawić datę i wybrać właściwy tryb złożenia wniosku. Dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG kluczowy jest formularz CEIDG-1.

Gdzie złożyć wniosek?

Wniosek o zawieszenie działalności składa się na formularzu CEIDG-1. Można to zrobić elektronicznie, w urzędzie gminy albo listownie. Wyrejestrowanie pracowników na ZUS ZWUA wykonuje się tylko wtedy, gdy przed zawieszeniem doszło do ustania ich tytułu ubezpieczeń (np. rozwiązania umowy), natomiast samo zawieszenie nie jest automatycznie podstawą do ich wyrejestrowania.

Od kiedy działa zawieszenie?

W przypadku CEIDG okres zawieszenia działalności rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej. Okres zawieszenia zaczyna się od dnia wskazanego we wniosku. Przepisy pozwalają na określenie daty wstecznej, bieżącej lub przyszłej. 

Jeżeli od razu wskażesz datę wznowienia, działalność zostanie wznowiona automatycznie w tym dniu, bez składania dodatkowego wniosku. Jeżeli tej daty nie podasz, firma pozostanie zawieszona do czasu złożenia wniosku o wznowienie albo likwidację.

Okres zawieszenia działalności a działalność firmy

Zawieszenie działalności nie oznacza całkowitego wyłączenia firmy z obrotu. Ustawa wyraźnie rozróżnia zakaz prowadzenia bieżącej działalności od czynności, które mimo zawieszenia nadal są dopuszczalne.

Czego nie wolno robić?

W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej ani osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Oznacza to, że nie można normalnie świadczyć usług ani prowadzić sprzedaży w zwykłym, bieżącym toku działalności.

Co wolno robić mimo zawieszenia?

W trakcie zawieszenia działalności można przyjmować należności powstałe wcześniej, regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem, zbywać własne środki trwałe i wyposażenie, wykonywać czynności niezbędne do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, osiągać przychody finansowe, a także uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością prowadzoną przed zawieszeniem. Przedsiębiorca może też zostać poddany kontroli oraz powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego.

Przykład 1.

Właściciel studia graficznego zawiesił działalność od 1 lipca, ale w sierpniu otrzymał przelew za projekt zakończony w czerwcu. Taka należność jest dopuszczalna, bo dotyczy zobowiązania powstałego przed datą zawieszenia, a nie nowej sprzedaży w czasie zawieszenia.

Przykład 2.

Przedsiębiorczyni prowadząca mały sklep internetowy zawiesiła działalność na kilka miesięcy i w tym czasie sprzedała firmowy komputer oraz drukarkę ujęte w majątku firmy. Zbywanie własnych środków trwałych w okresie zawieszenia jest dozwolone, mimo że nie można wtedy normalnie prowadzić sprzedaży towarów.

Zawieszenie działalności a ZUS i podatki

Po zawieszeniu firmy część obowiązków znika, ale nie wszystkie. Najwięcej nieporozumień dotyczy składek ZUS, rocznego zeznania podatkowego oraz deklaracji VAT i JPK_VAT.

ZUS i ubezpieczenia społeczne

Wniosek CEIDG-1 przekazuje dane do ZUS, ale obowiązki wyrejestrowań (zwłaszcza pracowników/członków rodzin) i terminy należy realizować zgodnie z zasadami ZUS. Dla przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG oznacza to, że zawieszenie działalności gospodarczej porządkuje status płatnika składek i ubezpieczeń w oparciu o dane z CEIDG.

Jeżeli nie masz innego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego, warto od razu sprawdzić swoją sytuację po zawieszeniu. Ustanie zgłoszenia z działalności może bowiem wpływać na prawo do bieżących świadczeń zdrowotnych. Członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego wyrejestrowuje płatnik (przedsiębiorca) na ZUS ZCNA w terminie 7 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniającej wyrejestrowanie.

Podatek dochodowy i roczne zeznanie podatkowe

Zawieszenie działalności nie zwalnia automatycznie z rocznego zeznania podatkowego. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że podatnik, który zawiesił działalność i nie uzyskał z niej przychodów, nadal wykazuje działalność w zeznaniu, nawet jeśli przychody były zerowe, a przy podatku liniowym wprost wskazuje na tzw. zerowy PIT-36L.

VAT, deklaracje i JPK_VAT

W VAT zasada ogólna jest korzystna: za pełne okresy zawieszenia nie trzeba składać deklaracji podatkowych, a jeżeli z powodu zawieszenia nie prowadzi się zapisów w ewidencji VAT, nie ma obowiązku przesyłania JPK_VAT.

Od tej zasady są jednak wyjątki. Zwolnienie nie dotyczy między innymi podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, podatników importujących usługi lub kupujących towary, w zakresie których sami są podatnikami, okresów nieobejmujących pełnego okresu rozliczeniowego oraz sytuacji, gdy trzeba rozliczyć czynności opodatkowane albo skorygować podatek naliczony. W takich przypadkach mimo zawieszenia działalności trzeba ująć zdarzenia w ewidencji VAT, złożyć deklarację i przesłać JPK_VAT.

Jak wznowić działalność gospodarczą?

Wznowienie działalności gospodarczej następuje na wniosek przedsiębiorcy, chyba że termin wznowienia został wskazany już przy zawieszeniu. Dla przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG okres zawieszenia trwa do dnia wskazanego we wniosku albo do dnia wskazanego we wniosku o wznowienie.

Jeżeli nie podałaś daty końcowej przy zawieszeniu, wznowienie działalności gospodarczej wymaga złożenia odpowiedniego wniosku w CEIDG. Warto zrobić to z wyprzedzeniem i sprawdzić, czy na dzień powrotu masz uporządkowane kwestie ZUS, VAT oraz bieżących rozliczeń podatkowych.

Podsumowanie

Zawieszenie działalności gospodarczej to sposób na czasowe wstrzymanie prowadzenia firmy bez jej likwidacji. W praktyce najważniejsze są trzy elementy: poprawnie złożony wniosek CEIDG-1, dobrze dobrana data rozpoczęcia zawieszenia oraz świadomość, że w okresie zawieszenia nie można prowadzić bieżącej działalności, ale nadal można domykać sprawy sprzed zawieszenia. Trzeba też pamiętać, że zawieszenie ogranicza obowiązki wobec ZUS i VAT, lecz nie wyłącza automatycznie wszystkich formalności, zwłaszcza rocznego rozliczenia podatku dochodowego i wyjątków w VAT.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o zawieszenie działalności gospodarczej